Entreprises

L’acheteur public procède à l’analyse des offres en 2 étapes successives :

• Analyse les candidatures pour apprécier la capacité des candidats à exécuter le marché.

• Analyse ensuite les offres pour choisir l’offre économiquement la plus avantageuse.

Examen des candidatures

L’acheteur public commence en principe par analyser les candidatures déposées. Cette phase se déroule généralement avant la phase d’examen des offres.

Il contrôle que les candidatures ont bien été reçues dans les délais. Toute candidature transmise hors délai est éliminée.

Il vérifie que les candidats satisfont aux conditions de participation indiquées dans l’avis d’appel à la concurrence ou dans les documents de la consultation. Il s’agit des capacités économiques et financières du candidat, en prenant en compte celles d’éventuelles co-traitants ou sous-traitants. Les capacités techniques et professionnelles sont appréciées : effectifs, niveau moyen d’études et de qualifications professionnelles, etc.

Enfin, l’acheteur vérifie également que les candidats ne font pas l’objet d’une interdiction de candidater.

Examen des offres

L’acheteur public examine ensuite les offres pour choisir celle qui est économiquement la plus avantageuse.

Il évalue les offres reçues en utilisant les critères d’attribution indiqués dans le règlement de consultation (RC). Ces critères sont librement choisis par l’acheteur et permettent d’apprécier la qualité des prestations attendues, les modalités d’exécution du marché. Si le recours à un critère unique (prix ou coût) est possible dans certains cas, le recours à une pluralité de critères est toujours recommandé pour valoriser d’autres éléments de l’offre.

L’acheteur a la possibilité de se fonder sur un critère unique ou sur plusieurs critères.

Le critère unique est économique. Il s’agit  :

• Prix : lorsque le marché a pour seul objet l’achat de services ou de fournitures standardisés dont la qualité ne change pas d’un fournisseur ou d’un prestataire à l’autre

• Coût : fondé sur le coût du cycle de vie d’un produit, d’un service ou d’un ouvrage. Il couvre tout ou partie des coûts d’acquisition, de consommation d’énergie, de maintenance, de recyclage, etc.

Lorsqu’il se fonde sur plusieurs critères, l’acheteur peut prévoir, en plus de ce critère économique ( prix ou coût) des critères qualitatifs, environnementaux ou sociaux. Il s’agit par exemple des critères suivants :

• Qualité : valeur technique, caractéristiques esthétiques ou fonctionnelles, accessibilité, apprentissage, conditions de production, garantie de la rémunération équitable des producteurs, caractère innovant ou développement des approvisionnements directs de produits de l’agriculture

• Délais d’exécution : conditions de livraison, service après-vente et assistance technique, sécurité des approvisionnements

• Organisation, qualifications et expérience du personnel : l’acheteur peut exclure de la procédure de passation d’un marché une personne qui n’a pas établi de alors qu’elle y était obligée

Les offres régulières, acceptables et appropriées sont classées par ordre décroissant en appliquant les critères d’attribution choisis.

Une fois que les offres sont classées, l’acheteur applique une méthode de notation qui n’a pas à être précisée dans les documents de la consultation.

Les critères doivent être pondérés lorsque le marché est passé selon une procédure formalisée.

Une phase de négociation peut intervenir après la première analyse des offres et avant l’attribution du marché. Elle permet à l’acheteur de faire évoluer l’offre initiale du candidat pour qu’elle soit le plus proche possible de son besoin.

Le règlement de consultation (RC) doit préciser que le marché est ouvert à la négociation. Il précise le mode opératoire de la négociation et les éléments sur lesquels elle peut porter (délai, prix, quantité, etc.). La négociation peut aussi intervenir sur la partie technique (par exemple, pour un marché portant sur l’acquisition d’une machine, la discussion peut porter sur les consommables, la maintenance, etc.).

Par principe, dès lors que la négociation est prévue, elle s’applique à tous les candidats ayant remis une offre. Elle peut porter sur tous les éléments de l’offre ou se cantonner à un ou plusieurs éléments.

La négociation peut se dérouler par échange de mails via le profil acheteur, ou en réunion avec les candidats sélectionnés.

Elle est possible dans le cadre de certaines procédures formalisées et dans les marchés à procédures adaptée (Mapa).

La négociation est possible dans les marchés suivants :

• Dialogue compétitif qui doit permettre à la personne publique de déterminer avec les candidats la solution technique, juridique et/ou financière la plus à même de répondre à son besoin

• Marché sans publicité ni mise en concurrence préalables

• Procédure avec négociation dont le principe est d’améliorer le contenu des offres successives par la négociation

La procédure avec négociation peut être mise en œuvre uniquement dans l’un des 6 cas suivants :

• Besoin qui ne peut être satisfait sans adapter des solutions immédiatement disponibles

• Besoin qui consiste en une solution innovante

• Marché comportant des prestations de conception

• Existence de circonstances particulières (liées à la nature du marché, à sa complexité, au montage financier)

• Impossibilité de définir les spécifications techniques

• Dans le cadre d’un appel d’offres, seules des offres irrégulières ou inacceptables ont été présentées

Lorsque le marché public est passé dans le cadre d’un Mapa, il est possible pour l’acheteur, de prévoir une phase de négociation avec les entreprises candidates avant d’attribuer le marché public. Cette phase de négociation doit être mentionnée dans les documents de consultation et/ou dans l’avis de publicité du marché public. Il doit également indiquer les critères sur lesquels les candidats seront sélectionnés pour participer à la négociation.

Il s’agit d’une faculté pour l’acheteur et non d’une obligation. Même lorsque l’acheteur a ouvert la possibilité d’une négociation, il conserve la possibilité d’attribuer le marché sans avoir l’obligation de lancer la négociation.

La consultation peut être ouverte ou restreinte : l’acheteur peut décider, soit de procéder à une phase préliminaire de sélection des candidatures puis d’envoyer le dossier de consultation aux candidats qu’il aura choisi (procédure restreinte), soit de requérir des candidats en une seule phase l’ensemble des documents relatifs à la candidature et à l’offre.

L’offre la mieux classée est retenue à titre provisoire comme offre économiquement la plus avantageuse.

L’acheteur public doit vérifier la situation fiscale et sociale de l’attributaire. Il demande alors au candidat auquel il est envisagé d’attribuer le marché de produire, dans un délai fixé, les attestations et certificats. Lorsque la réponse est déposée via le Dume en ligne, le candidat au marché public n’a donc besoin de transmettre ces attestations lorsque les informations sont déjà connues des administrations.

Le candidat retenu et l’acheteur doivent ensuite signer un acte d’engagement.

L’acte d’engagement est la pièce essentielle du marché public. Il permet de connaître précisément les engagements réciproques du candidat retenu et de l’acheteur.

Ce document est renseigné par l’acheteur public au moment de l’attribution du marché public puis transmis à l’entreprise candidate et/ou au groupement momentané d’entreprise (GME) retenu.

À l’inverse des pièces du dossier de candidature (DC1, DC2 ou Dume) et de l’offre, l’acte d’engagement doit être signé par les deux parties : le candidat et l’acheteur public.

En le signant, le candidat retenu s’engage sur son offre de prix et accepte formellement les dispositions du marché.

Une fois que l’entreprise et/ou le groupement a signé l’acte d’engagement, elle le renvoie à l’acheteur public.

Celui-ci doit respecter un délai de « standstill » avant de signer le marché dans certaines procédures.

Un délai, dit de « standstill », doit impérativement être respecté par l’acheteur avant la signature du marché public.

Ce délai s’applique uniquement lorsque le marché est passé selon une procédure formalisée. Dans ce cas, l’acheteur doit attendre au moins 11 jours entre la date d’envoi de la notification et la date de signature du marché par l’acheteur. Ce délai est de 16 jours si l’information a été transmise par courrier papier.

Le délai de standstill ne s’applique pas dans les cas suivants :

• Lorsque le marché est passé en procédure Mapa

• Lorsque le marché est attribué au seul opérateur ayant participé à la consultation

• Pour des marchés spécifiques fondés sur un système d’acquisition dynamique (SAD)

L’acte d’engagement est signé de façon manuscrite ou électronique. La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite pour un document dématérialisé. Les deux parties (l’acheteur et le titulaire du marché) doivent utiliser le même moyen de signature .

Le ou les signataires doivent chacun avoir le pouvoir d’engager la personne qu’il représente (candidat individuel ou membre du groupement d’entreprise ). En cas de groupement d’entreprises, c’est le mandataire désigné par le groupement qui doit signer. En l’absence de mandataire, tous les membres du groupement doivent signer.

La signature électronique n’est pas imposée par la réglementation. L’acheteur peut cependant décider de l’imposer dans les documents de consultation.

Pour utiliser la signature électronique, l’entreprise doit satisfaire plusieurs conditions préalables :

• Elle doit avoir acquis un certificat de signature qui est nominatif et l’application logicielle correspondante qui est souvent proposée par le profil d’acheteur. Il permet de garantir l’identité du signataire et l’intégrité du document électronique, c’est-à-dire qu’il ne peut plus être modifié une fois signé. Le certificat est délivré pour une durée de 1 à 3 ans à une personne physique et non à une entreprise. Il se présente généralement sous la forme d’une clé USB.

• Elle doit avoir précisé son organisation interne et désigné les personnes habilitées à signer en son nom : son titulaire doit avoir la capacité d’engager la société ou disposer d’une délégation de pouvoir.

Le certificat de signature électronique est payant. Il est commercialisé par des prestataires privés spécialisés en certification électronique qualifiés. Son obtention pouvant prendre plusieurs jours, la demande doit être anticipée par rapport au délai de réponse indiqué dans l’avis de marché.

Pour les marchés passés selon une procédure formalisée, l’acheteur public doit publier un avis d’attribution, dans un délai maximal de 30 jours à compter de la signature du marché.

La publication d’un avis d’attribution est facultative en procédure adaptée.

Cet avis permet de rendre public le choix de l’offre retenue par l’acheteur. Il est publié au  BOAMP  ou au Journal officiel de l’Union européenne (JOUE) selon les marchés.

L’acheteur public notifie le marché au titulaire après la signature du contrat. Il s’agit en pratique de l’envoi d’une copie du marché signé au titulaire.

Les textes n’imposent pas de délai pour cette notification du marché.

Pour les marchés égaux ou supérieurs à 40 000 € HT, la notification au candidat retenu est effectuée par voie électronique soit par la messagerie du profil acheteur soit par un outil qui désigne l’expéditeur, garantit l’identité du destinataire et établit la date de remise du document.

Le marché entre en vigueur en principe à la date de réception de la notification au candidat retenu sauf si le marché public prévoit d’autres modalités.

Données essentielles du marché public

Ces données portent sur la procédure de passation des marchés publics, le contenu du contrat de marché public et l’exécution du marché et sa modification.

Elles consistent en 24 données obligatoires et 21 données conditionnelles (dans des cas particuliers). Il s’agit par exemple du numéro Siret de l’acheteur, de la nature du marché, de l’objet du marché public, de la procédure, des lieux d’exécution, de la durée, etc.

Un  arrêté du 22 décembre 2022  (modifié par un arrêté du 22 décembre 2023) détermine les modalités de mise en œuvre des données essentielles des marchés publics.

Cette publication peut être faite soit sur le profil d’acheteur soit directement sur le portail national des données ouvertes (data.gouv.fr).

Lorsque le montant du marché est égal ou supérieur à 25 000 € et inférieur à 40 000 € HT, l’acheteur peut choisir de publier au cours du premier trimestre de chaque année, sur le support de son choix, la liste des marchés conclus l’année précédente (montant, date de conclusion du marché, nom de l’attributaire et son code postal).

Cette publication peut être faite soit sur le profil d’acheteur soit directement sur le portail national des données ouvertes (data.gouv.fr).

Lorsque le montant du marché est égal ou supérieur à 25 000 € et inférieur à 40 000 € HT, l’acheteur peut choisir de publier au cours du premier trimestre de chaque année, sur le support de son choix, la liste des marchés conclus l’année précédente (montant, date de conclusion du marché, nom de l’attributaire et son code postal).

Cette publication peut être faite soit sur le profil d’acheteur soit directement sur le portail national des données ouvertes (data.gouv.fr).

Lorsque le montant du marché est égal ou supérieur à 25 000 € et inférieur à 40 000 € HT, l’acheteur peut choisir de publier au cours du premier trimestre de chaque année, sur le support de son choix, la liste des marchés conclus l’année précédente (montant, date de conclusion du marché, nom de l’attributaire et son code postal).